Create new Sign-Up Onboarding Workflow

 

Opsætningen af et nyt Sign-up workflow henvender sig til nyoprettelser (mere om det længere nede).
Er din intention at en eksisterende giver/medlem skal opdateres, skal du gå til vores Upgrade guide

Inden du går videre, kan du finde information om hvad Workflows er: Forstå Onboarding Workflows

 

Genveje

 


 

Oversigt

For at komme til nedenstående billede, trykker du på Create -> Sign-Up. Derefter vil du få muligheden for at indstille de ting der vedrører Sign-up

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_intro.png

Fra toppen og ned, gå vi igennem de ting der skal indstilles. 

Name your workflow
Det navn som angives her, vil være der som ses når du opretter en ny kampagne. Ligeledes vil det være synligt i kampagne oversigten.

Approval message
Denne besked bruges til at sende til giver/medlemmet hvis de selv skal godkende og afslutte sessionen. Det er kun muligt at sende en sms og ikke en e-mail her. Men i kommunikationen der sættes (se mere under produktopsætning) vil du kunne sende en e-mail efter endt betaling.

Hver sms kan indeholde 160 tegn. Det vil sige at hvis den overskrider 160 tegn, vil der blot blive sendt 2 stk. Der findes flere onlineværktøjer til at tjekke dette hvis man er i tvivl - prøv blandt andet følgende

SMS sender name
Navnet der skrives her, vil være det navn der vises som afsender til giver/medlemmet, når de modtager beskeden. Det kan max. bestå af 13 tegn og ikke specialtegn. 

URL shortener
En url shortener kan danne lange url adresser til små links.

 

De næste trin er delt op i sektioner, da der er flere indstillinger som kan sættes.

 


 

Sign-up products

Når først disse indstillinger er lavet, er det ikke muligt at gå ind og rette til efterfølgende.
Undtagen: Payment type, Scheduling start og payment method types. 

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_product.png

Product name
Disse produkter, er dem som jeres bureau kommer til at kunne vælge imellem via tabs. Det vil sige at vi anbefaler også at navnet på dem afspejler hvad det enkelte produkt gør. 


Payment type

Her vælges der hvorvidt der er tale om en enkeltbetaling (single) eller gentagne betaling (recurring). 

1: Vælges der Single (se længere nede for recurring), får du følgende informationer frem: OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_product_single_payment.png

  • Amount in DKK
    Dette bestemmer beløbet for produktet, angivet i danske kroner.

  • VAT percentage
    Her vil du skrive om der er moms på beløbet eller ej.
    Hvis I eksempelvis er fritaget for moms skrives der 0, eller hvis I betaler moms vil I skrive 25.

    Skriv kun tal og ikke "%" i feltet.

  • Purpose accounting code
    Formålet med denne kode er at gøre det nemmere for regnskabsafdelingen at identificere, hvilket formål denne betaling er gået til. Nogle kalder den også en bogføringskode

  • Communication
    Dette vil være den kommunikation / tekst der modtages efter end betaling. Vi har en dybdegående guide til hvordan du opretter en ny fra bunden: New Communication

  • Payment settings
    • Payments are tax deductible
      Hvis der sættes hak i denne, betyder det at man ved en eksport, eller i sit crm system, kunne se at det er fradragsberettiget. Det er ikke noget som giver/medlemmet ser, med med mindre dette skrives som en del af kvitteringen. 

    • Payments are required in dunning
      Denne tjekboks omhandler, hvis der bliver lavet en betalingsaftale, eller en aftale om et fast træk, hvor der er retskrav på betalingen. Læs næste afsnit, omkring opsætning af betalingsaftaler.

  • Payment method type allowed
    Her kan du indstille de betalingsmetoder man har lov til at betale med. Det kan være at der laves en kampagne med nyoprettelser via MobilePay, hvor I så kun trykker på MobilePay.

 

 

2: Eller hvis du vælger Recurringfår du følgende informationer frem: OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_product_recurring_payment.png

 

Agreement Type
Det første du skal gøre er at vælge hvilken Agreement type der er tale om. Det kan enten være shared eller personal. Læs følgende guide: Forstå agreements

Vi anbefaler til de fleste tilfælde at lave en Personal agreement, da rettelser senere hen kun rammer det enkelte giver/medlem. 

For guides skyld trykker vi på Create new i dropdown vælgeren. 

Her får du følgende informationer, som adskiller sig fra en enkeltbetaling.

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_product_recurring_payment_agreement_type_new.png

  • Personal agreement name
    Det, du skriver her, vil være navnet på den aftale, der bliver indgået med giver/medlemmet. Navnet her vil fremgå som aftalenavn i MobilePay app'en, hvis giveren betaler med Mobilepay Subscriptions.

    Læs mere om MobilePay Subscriptions her: Forstå MobilePay Subscriptions

  • Personal agreement description
    Aftalebeskrivelsen der skrives her, vil blive vist som en del af de informationer der kommer frem hvis der eksempelvis betales med MobilePay Subscriptions eller Betalingsservice. 

  • Amount in DKK
    Dette bestemmer beløbet for produktet, angivet i danske kroner. Efterlades dette tomt, har bureauet mulighed for selv at indtaste et beløb.
  • VAT percentage
    Her vil du skrive om der er moms på beløbet eller ej.
    Hvis I eksempelvis er fritaget for moms skrives der 0, eller hvis I betaler moms vil I skrive 25.

    Skriv kun tal og ikke "%" i feltet.

  • Purpose accounting code
    Formålet med denne kode er at gøre det nemmere for regnskabsafdelingen at identificere, hvilket formål denne betaling er gået til. Nogle kalder den også en bogføringskode

  • Communication
    Dette vil være den kommunikation / tekst der modtages efter end betaling. Vi har en dybdegående guide til hvordan du opretter en ny fra bunden: New Communication

  • Schedule
    Du indstiller her hyppigheden af den faste aftales påbegyndelse, og efterfølgende hvornår den skal starte*. Der er følgende muligheder
    • Monthly - Månedligt
    • Quarterly - Kvartalsvis
    • Biannual - Halv årligt
    • Annually - Årligt
    • Custom** - Du kan styre nedenstående

  • ** Repeat every
    Denne kan kun styres hvis Custom i ovenstående step er valgt. Ellers vil den automatisk blive sat til den 1. i  dato hvor aften er startet. 

    Du kan med denne indstilling angive hvor mange måneder der skal gå efter aftaleindgåelsen, før aftalen skal fornys. Sætter du den til 4, vil der efter 4 mdr. blive opkrævet et beløb. Sætter du eksempelvis tallet til 6, og kombinerer du med nedenstående, vil der blive opkrævet halvårligt på en specifik dag. 

  • * Repeat based on
    For hvilken dato skal frekvensen baseres på. Indstillingen her giver mulighed for at vælge den dag samt måned, hvor aftalen skal fornyes ( eller opkræves, hvis det er længere ude i fremtiden).
    • Ønsker du en månedlig opkrævning der starter d. 1. hver måned. Vil det se sådan ud:
      Schedule: Monthly
      Repeat based on: 1 jan.
      Vi arbejder på at aftalen kan starte d.d. - kommer senere og vil blive opdateret på siden her

    • Har du valgt Custom, kan du eksempelvis lave en aftale der bliver fornyet d. 15 hver anden måned, med start i oktober. Dette eksempel vil opstilles på denne måde:
      Repeat every: 2
      Repeat based on: 15th Oct. 

  • Scheduling start
    Den valgte betalingsmetode kan have indflydelse på hvad der er muligt. Hvis en af nedenstående er valgt og det ikke er muligt at gennemfører dét, vil der ske en fejl og afslutningen vil ikke kunne gennemføres.

    • As soon as possible
      Betalingsmetoderne har forskellige karensperiode, som er den tid de bruger på at behandle de indbetalinger der kommer ind. Derfor vil denne indstillinge automatisk tage højde for dette og vælge den første mulige dato.

    • On the first of next possible month
      Betalingsservice opkræver pr. den første i måneden. Men er vi for tæt på deres deadline, vil dette blive skubbet til den efterfølgende måned. Hvor eksempelvis en oprettelse med BS d. 28 januar, vil blive opkrævet d. 1 marts. 

    • On a custom start date
      Her er det muligt for bureauet selv at sætte en dato. 

    • Ask for an instant payment
      Er også det vi kalder OnOff, som er en straksbetaling. Vær sikker på at din betalingsmetode understøtter dette (Betalingerservice kan kun gøre det hvis I har deres BS app). 

  • Payment settings
    • Payments are tax deductible
      Hvis der sættes hak i denne, betyder det at man ved en eksport, eller i sit crm system, kunne se at det er fradragsberettiget. Det er ikke noget som giver/medlemmet ser, med med mindre dette skrives som en del af kvitteringen. 

    • Payments are required in dunning
      Denne tjekboks omhandler, hvis der bliver lavet en betalingsaftale, eller en aftale om et fast træk, hvor der er retskrav på betalingen. Læs næste afsnit, omkring opsætning af betalingsaftaler.

  • Payment method type allowed
    Her kan du indstille de betalingsmetoder man har lov til at betale med. Det kan være at der laves en kampagne med nyoprettelser via MobilePay, hvor I så kun trykker på MobilePay.

 

Det er muligt at lave så mange produkter som man føler behov for. Vi anbefaler for nemhedens skyld, at holde det på et lavt tal.

Du kan styre rækkefølgen ved at holde musen nede på produktnavnet (virker bedst når de er sammenklappet).
Sk_rmbillede_2020-04-17_kl._13.40.54.png

 


 

Contact information

Listen som I sender til jeres bureau består blandt andet af forskellige kontaktinformationer. Her vil I skulle oprette felterne, for at få det med når de oprettes. 

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_contact.png

Et kontaktfelt består af 3 elementer. 

  • 1: Field type
    Følgende felter er hvad der karakteriserer en kontakt (også virksomhed), og vil være nødvendigt for systemet af få defineret af jer. På den måde gemmes de korrekt i OF. Opret kun de felter I ønsker.
     
    • Name - Fulde navn
    • First name - Fornavn
    • Last name - Efternavn
    • Email - E-mailadressen
    • Phone - Telefonnummeret
    • National ID - CPR nummeret inkl. de sidste 4 cifre
    • Business number - CVR nummer
    • Business name - Firmanavn
    • Address - Adresse
    • Address line 2 - Adresselinje 2
    • Postcode - Postnummer
    • City - By
    • Country - Land
    • Birthday - Fødselsdag, altså uden de sidste 4 cifre
    • External ID - Unikt ID til senere genkendelse (se mere i Lead guiden)

  • 2: Label
    Denne kan I kalde hvad I ønsker og vil også være det som vises til bureauet. 

  • 3: Configuration
    Hvis der sættes et kryds i dette felt, vil det være påkrævet at det udfyldes inden man går videre. 
    Er det en del af det data I har sendt til jeres bureau, kan det være at det allerede er udfyldt.

 

Du kan også her lave så mange som du ønsker, samt flytte rundt på rækkefølgen ved at tage fat i de tre prikker i venstre side af field type.

Sk_rmbillede_2020-04-17_kl._13.39.14.png.

 


 

Metadata

Denne data fungerer på samme måde som ovenstående, altså hvor der kan indtastet noget data som I får med ved udfyldelsen. Forskellen her er at det er data som ikke er en del af kontaktinformationer, men kan være alle muligt andre ting. 

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_Metadata.png

Da kontaktinformationer er defineret på forhånd af os, skal du indstille flere felter her, da I selv bestemmer hvilke informationer I ønsker mere af. 

  • Label
    I ovenstående eksempel ønsker vi at få information om kæledyr, hvor vi Label er overskriften de kommer til at se. Her kunne også skrives: Hvilket kæledyr ønsker du at eje. 

  • Save as
    Når I skal bruge dataen senere hen, vil dette være hvad det gemmes som. Det behøver ikke at være ens med label, så hvis vi brugte en længere overskrift som i eksemplet under "label" ovenfor, kunne vi stadigvæk gemme det som: kealedyr eller pet, da engelsk typisk er den måde vi gemmer information.

    Dette er allerede noget vi har defineret for de enkelte kontaktinformationer (som også gemmes på engelsk), men her er det jer der bestemmer. 

  • Input type
    Dette felt hjælper med at angive hvad der skal indtastet i feltet. Der er følgende muligheder
    • Text
      Her vil det være muligt at indtaste noget tekst.

    • Number
      Dette giver mulighed for kun at indtaste talværdier.

    • Checkbox
      En tjekboks giver muligheden for at man aktivt tager et valg om en enkelt ting. Bruges mest i forbindelse med at man gerne vil have nyhedsbrev eller andet. Skal der vælges mellem flere, kunne radio eller select bruges.

    • Radio*
      Denne fungerer lidt på samme måde som checkboks, med forskellen at der det er enten eller. Eksempelvis hvis der man spørger. Ønsker du nyhedsbrev: Ja / Nej. 

    • Select*
      Denne ligner Checkboks, men med muligheden for at man kan tjekke flere af. 

  • *Add a default value / Add options
    Hvis en af ovenstående med en * er valgt, kan der angives nogle muligheder. Dette kan gøres ved at skrive: Ingen,Hund,Kat,Hamster . Dette vil præsentere mulighederne. Vælges Text i stedet, vil det være et frit felt at kunne indtaste informationen i. 

  • Attributes
    Ligesom med Configuration fra Contact, giver dette nogle muligheder for feltet. 

    • Required
      Sættes der kryds her, er det påkrævet at feltet bliver udfyldt.

    • Read only
      Hvis denne er valgt, er det ikke muligt at indtaste nogen værdi. 

 

Det er også muligt at lave så mange felter metadata som ønskes, samt lave en anden rækkefølge på dem der allerede har oprettet. Dette gøres ved at tage fat i de tre prikker i venstre side af Label.

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_Metadata_order.png.