Onboarding

Create new Upgrade Onboarding Workflow

Senest redigeret:

 Denne guide går igennem Upgrade af eksisterende kontakter. Hvis du skal lave et workflow til en ny, vil det være Sign-Up opsætningsguide du skal bruge. 

Har du ikke læst Workflows, gå gerne denne guide igennem først: Forstå Onboarding Workflows 

Genveje

 


 

Oversigt

Efter tryk på Create -> Upgrade, vil du få nedenstående billede frem med de indstillinger og muligheder du skal igennem for at lave opsætningen.

OA_-_Workflow_-_Create_Upgrade_intro.png

Fra toppen og ned, gå vi igennem de ting der skal indstilles. 

Name your workflow
Giv dit workflow et navn som også siger noget om hvad man kan gøre her, da workflows kan bruge til flere kampagner. Du tilknytter det når der oprettes en ny kampagne. Navnet er også synligt i kampagne oversigten

Subscription permissions
Her giver du tilladelser til hvad en Senior Agent må gøre. Vi har skrevet mere om det under Add Onboarding Agency da det er dem der bestemmer brugerrollerne. 

Permissions kan sættes så I kan give jeres bureau tilladelse til at:
genstarte, sætte på pause eller helt annullere deres eksisterende betalingsaftale.

Dette kan gøre medlemshåndtering nemmere, da bureauet allerede har kontakten med personen og derfor ikke skal give jer opgaven efterfølgende. 

  • Restart Subscription
    Dette kan gøres hvis en betalingsaftale er sat på pause. Vi har lavet en guide til hvis I selv skulle gøre det uden om Onboarding app'en her: Restart Subscription

  • Pause Subscription
    Dette bruges til at sætte en aftale på pause, som eksempelvis ville være hvis de ønsker at stoppe for en stund. Kombineres funktionen med restart, er det muligt at starte aftalen på et tidspunkt efter kontaktens ønske. Se også denne guide: Hold Subscription

  • Cancel Subscription
    Ønsker de helt at stoppe aftalen, kan det lade sig gøre via denne. 
    Se også den tilhørende guide til hvis I selv ønsker at gøre det: Cancel Subscription


Payment methods for renewal
Denne funktionalitet giver muligheden for at skifte et betalingsmiddel. Det kan være at I ønsker at få flere over på et specifikt eller måske vil lave en kampagne hvor I kun vil bruge et betalingsmiddel. 

Ved tjek I de forskellige, kan I vælge dem som det skal være muligt at bruge. Det kræver at I allerede har dem som en del af jeres OF setup - og hvis I er i tvivl kan I altid skrive til os på support@onlinefundraising.dk 

 

Approval message
Det som skrives her bliver sendt til kontakten / lead'et for at godkende og afslutte den igangværende session. Det er kun muligt at sende en sms og ikke en e-mail.

Da det er ændringer på en eksisterende aftale, kan der allerede være sat nogle indstillinger under Management Communication området. Læs mere om det her: Forstå Management Communication

Hver sms kan indeholde 160 tegn. Det vil sige at hvis den overskrider 160 tegn, vil der blot blive sendt 2 stk. Der findes flere onlineværktøjer til at tjekke dette hvis man er i tvivl - prøv blandt andet følgende

SMS sender name
Navnet der skrives her, vil være det navn der vises som afsender til giver/medlemmet, når de modtager beskeden. Det kan max. bestå af 13 tegn og ikke specialtegn. 

URL shortener
En url shortener kan danne lange url adresser til små links.

 

De næste trin er delt op i sektioner, da der er flere indstillinger som kan sættes.

 


 

Upgrade products

Du kan altid tilføje flere produkter under knappen Add product og ligeledes fjerne dem ved Remove product.

OA_-_Workflow_-_Create_Upgrade_New_product.png

Product name
Disse produkter, er dem som jeres bureau kommer til at kunne vælge imellem via tabs. Det vil sige at vi anbefaler også at navnet på dem afspejler hvad det enkelte produkt gør. 


Upgrade type

Nedenfor vil vi gennemgå de to muligheder der er på et Upgrade workflow. 

  • Add-On, er en tilføjelse af et beløb til den eksisterende aftale.
    Den vil have samme frekvens og opkrævningsdato som der i forvejen er sat på aftalen. 

  • Adjustment of agreement, er ændring til en eksisterende aftale.

 

1: Add-On (se længere nede for Adjustment)OA_-_Workflow_-_Create_Upgrade_New_product_Add-On.png

  • Product name
    Navnet er hvad bureauet ser når de skal vælge det.

  • Add-On name
    Navnet her vil også være hvad lead'et kommer til at se. Giv det derfor et navn som repræsenterer hvad de beløbet går til.

  • Add-On Description
    Denne information vil også være synligt i kontaktens app, hvis betalingsmidlet eksempelvis er MobilePay eller BS'app. 

  • Amount in DKK
    Dette bestemmer beløbet for produktet, angivet i danske kroner. Efterlades det tomt, kan bureauet selv bestemmer beløbet. 

  • VAT percentage
    Her vil du skrive om der er moms på beløbet eller ej.
    Hvis I eksempelvis er fritaget for moms skrives der 0, eller hvis I betaler moms vil I skrive 25.

    Skriv kun tal og ikke "%" i feltet. 

  • Purpose accounting code
    Formålet med denne kode er at gøre det nemmere for regnskabsafdelingen at identificere, hvilket formål denne betaling er gået til. Nogle kalder den også en bogføringskode

  • Tax deductible
    Angiver om man kan få skattefradrag for denne betaling. Hvis ja, sættes der kryds i tjekboksen. 

 

 

2: Adjustment of agreementOA_-_Workflow_-_Create_Upgrade_New_product_Adjustment.png

 

  • Product name
    Navnet er hvad bureauet ser når de skal vælge det.

 

  • Agreement name
    Efterlades dette tomt, vil det forblive samme navn som hvad det hedder på nuværende tidspunkt.
    Du kan læse mere om hvilke typer agreements der er, men det vil være op til den enkelte kontakt hvad de er signet op op: Forstå agreements

  • Agreement description
    Ligeledes her vil feltet beholde sin oprindelige aftalebeskrivelse, hvis det efterlades tomt. Er du i tvivl om hvad dette er, kan ovenstående link til at forstå agreements, give en forklaring. 

  • Amount in DKK
    Dette bestemmer beløbet for produktet, angivet i danske kroner. Efterlades dette tomt, har bureauet mulighed for selv at indtaste et beløb.
  • VAT percentage
    Her vil du skrive om der er moms på beløbet eller ej.
    Hvis I eksempelvis er fritaget for moms skrives der 0, eller hvis I betaler moms vil I skrive 25.

    Skriv kun tal og ikke "%" i feltet.

  • Purpose accounting code
    Hvis der skrives noget i dette felt, vil det overskrive den eksisterende kode. Koden bruges til eksempelvis at gøre det nemmere for regnskabsafdelingen at identificere hvilket formål betalingen er gået til. 

  • Communication
    Hvis der ønskes en anden kommunikation end den som i forvejen er sat, kan det gøres via denne dropdown. Det kræver at der allerede er oprettet en, hvortil denne guide går i dybden med hvordan du opretter en fra bunden: New Communication

  • Schedule
    Ønsker du at ændre den eksisterende opsætning, kan du gøre det.

    Du indstiller her hyppigheden af den faste aftales påbegyndelse, og efterfølgende hvornår den skal starte*. Der er følgende muligheder
    • Monthly - Månedligt
    • Quarterly - Kvartalsvis
    • Biannual - Halv årligt
    • Annually - Årligt
    • Custom** - Du kan styre nedenstående

  • ** Repeat every
    Denne kan kun styres hvis Custom i ovenstående step er valgt. Ellers vil den automatisk blive sat til den 1. i  dato hvor aften er startet. 

    Du kan med denne indstilling angive hvor mange måneder der skal gå efter aftaleindgåelsen, før aftalen skal fornys. Sætter du den til 4, vil der efter 4 mdr. blive opkrævet et beløb. Sætter du eksempelvis tallet til 6, og kombinerer du med nedenstående, vil der blive opkrævet halvårligt på en specifik dag. 

  • * Repeat based on
    For hvilken dato skal frekvensen baseres på. Indstillingen her giver mulighed for at vælge den dag samt måned, hvor aftalen skal fornyes ( eller opkræves, hvis det er længere ude i fremtiden).
    • Ønsker du en månedlig opkrævning der starter d. 1. hver måned. Vil det se sådan ud:
      Schedule: Monthly
      Repeat based on: 1 jan.
      Vi arbejder på at aftalen kan starte d.d. - kommer senere og vil blive opdateret på siden her

    • Har du valgt Custom, kan du eksempelvis lave en aftale der bliver fornyet d. 15 hver anden måned, med start i oktober. Dette eksempel vil opstilles på denne måde:
      Repeat every: 2
      Repeat based on: 15th Oct. 

  • Payment settings
    • Payments are tax deductible
      Hvis der sættes hak i denne, betyder det at man ved en eksport, eller i sit crm system, kunne se at det er fradragsberettiget. Det er ikke noget som kontakten ser, med med mindre dette skrives som en del af kvitteringen. 

    • Payments are required in dunning
      Denne tjekboks omhandler, hvis der bliver lavet en betalingsaftale, eller en aftale om et fast træk, hvor der er retskrav på betalingen. Læs næste afsnit, omkring opsætning af betalingsaftaler.

  • Payment method type allowed
    Her kan du indstille de betalingsmetoder man har lov til at betale med. Det kan være at der laves en kampagne med nyoprettelser via MobilePay, hvor I så kun trykker på MobilePay.

 

Det er muligt at lave så mange produkter som man føler behov for. Du kan styre rækkefølgen ved at holde musen nede på produktnavnet (virker bedst når de er sammenklappet).
Sk_rmbillede_2020-04-17_kl._13.40.54.png

 


 

Contact information

Listen som I sender til jeres bureau består blandt andet af forskellige kontaktinformationer. Her vil I skulle oprette felterne, for at få det med når de oprettes. 

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_contact.png

Et kontaktfelt består af 3 elementer. 

  • 1: Field type
    Følgende felter er hvad der karakteriserer en kontakt (også virksomhed), og vil være nødvendigt for systemet af få defineret af jer. På den måde gemmes de korrekt i OF. Opret kun de felter I ønsker.
     
    • Name - Fulde navn
    • First name - Fornavn
    • Last name - Efternavn
    • Email - E-mailadressen
    • Phone - Telefonnummeret
    • National ID - CPR nummeret inkl. de sidste 4 cifre
    • Business number - CVR nummer
    • Business name - Firmanavn
    • Address - Adresse
    • Address line 2 - Adresselinje 2
    • Postcode - Postnummer
    • City - By
    • Country - Land
    • Birthday - Fødselsdag, altså uden de sidste 4 cifre
    • External ID - Unikt ID til senere genkendelse (se mere i Lead guiden)

  • 2: Label
    Denne kan I kalde hvad I ønsker og vil også være det som vises til bureauet. 

  • 3: Configuration
    Hvis der sættes et kryds i dette felt, vil det være påkrævet at det udfyldes inden man går videre. 
    Er det en del af det data I har sendt til jeres bureau, kan det være at det allerede er udfyldt.

 

Du kan også her lave så mange som du ønsker, samt flytte rundt på rækkefølgen ved at tage fat i de tre prikker i venstre side af field type.

Sk_rmbillede_2020-04-17_kl._13.39.14.png.

 


 

Metadata

Denne data fungerer på samme måde som ovenstående, altså hvor der kan indtastet noget data som I får med ved udfyldelsen. Forskellen her er at det er data som ikke er en del af kontaktinformationer, men kan være alle muligt andre ting. 

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_Metadata.png

Da kontaktinformationer er defineret på forhånd af os, skal du indstille flere felter her, da I selv bestemmer hvilke informationer I ønsker mere af. 

  • Label
    I ovenstående eksempel ønsker vi at få information om kæledyr, hvor vi Label er overskriften de kommer til at se. Her kunne også skrives: Hvilket kæledyr ønsker du at eje. 

  • Save as
    Når I skal bruge dataen senere hen, vil dette være hvad det gemmes som. Det behøver ikke at være ens med label, så hvis vi brugte en længere overskrift som i eksemplet under "label" ovenfor, kunne vi stadigvæk gemme det som: kealedyr eller pet, da engelsk typisk er den måde vi gemmer information.

    Dette er allerede noget vi har defineret for de enkelte kontaktinformationer (som også gemmes på engelsk), men her er det jer der bestemmer. 

  • Input type
    Dette felt hjælper med at angive hvad der skal indtastet i feltet. Der er følgende muligheder
    • Text
      Her vil det være muligt at indtaste noget tekst.

    • Number
      Dette giver mulighed for kun at indtaste talværdier.

    • Checkbox
      En tjekboks giver muligheden for at man aktivt tager et valg om en enkelt ting. Bruges mest i forbindelse med at man gerne vil have nyhedsbrev eller andet. Skal der vælges mellem flere, kunne radio eller select bruges.

    • Radio*
      Denne fungerer lidt på samme måde som checkboks, med forskellen at der det er enten eller. Eksempelvis hvis der man spørger. Ønsker du nyhedsbrev: Ja / Nej. 

    • Select*
      Denne ligner Checkboks, men med muligheden for at man kan tjekke flere af. 

  • *Add a default value / Add options
    Hvis en af ovenstående med en * er valgt, kan der angives nogle muligheder. Dette kan gøres ved at skrive: Ingen,Hund,Kat,Hamster . Dette vil præsentere mulighederne. Vælges Text i stedet, vil det være et frit felt at kunne indtaste informationen i. 

  • Attributes
    Ligesom med Configuration fra Contact, giver dette nogle muligheder for feltet. 

    • Required
      Sættes der kryds her, er det påkrævet at feltet bliver udfyldt.

    • Read only
      Hvis denne er valgt, er det ikke muligt at indtaste nogen værdi. 

 

Det er også muligt at lave så mange felter metadata som ønskes, samt lave en anden rækkefølge på dem der allerede har oprettet. Dette gøres ved at tage fat i de tre prikker i venstre side af Label.

OA_-_Workflow_-_Create_Sign-up_New_Metadata_order.png.