Hvordan afstemmer jeg betalinger med bankudtog?

Senest redigeret:

Guiden her er til dig, der ønsker at matche hver udbetaling på organisationens bankkonto med indbetalinger i OnlineFundraising. 

Guiden tager dig igennem følgende tre trin:

  1. Eksportér payments fra OnlineFundraising (se guide)
  2. Lav evt. bilag til bogføring
  3. Indhent ekstra data ved klump-udbetalinger (VISA/Mastercard, MobilePay Subscriptions og Betalingsservice). 

1. Eksporter payments

Du kan følge denne guide til at eksportere en liste af betalinger. Vær opmærksom på, at datofiltreringen i eksporten tager udgangspunkt i, hvornår OnlineFundraising oprettede betalingen (createdTs - Kolonne W), og at du som bogholder er interesseret, i hvilken dato der blev betalt (chargedTs - Kolonne AF). 

Du kan med fordel åbne eksporten i Excel og filtrere følgende:

  1. Kolonne V - Vælg kun værdien "Charged" for opkrævede betalinger, eller "Refunded" hvis du ønsker at se på tilbagebetalte.
  2. Kolonne AF - Vælg kun den periode af betalinger, du ønsker at bogføre.   

Væsentlige kolonner
Eksporten indeholder al data fra OnlineFundraisings datamodel. Ikke alt er relevant i forbindelse med bogføring. Du kan med fordel fokusere på følgende kolonner :

  1. Kontakt (hvis du bogfører debitor i regnskabsystemet – dette anbefales ikke)
    1. Kolonne E - Navn
    2. Kolonne Q - Telefonnummer
    3. Kolonne L-P - Adresse
    4. Kolonne E - Email
  2. Betaling
    1. Kolonne AF - Betalingsdato
    2. Kolonne Z - Beløb
    3. Kolonne AK - Formål med betaling
    4. Kolonne AM - ID på betalinger fra epay (Dankort, MasterCard/VISA og MobilePay Online).

2. Bilag til bogføring

For at opnå et bilag for den periode, du bogfører, uden at skulle printe eller gemme pdf'er for hver enkelt betaling, kan du med fordel oprette en ekstra fane i Excel. Ved udelukkende at referere de kolonner, du ønsker i dit bilag, kan du efterfølgende printe dette ark (fx til pdf) som bilag til alle periodens betalinger.  

Se vedhæftet Excel-ark i bunden som eksempel: OF export - eksempel.xlsx

Næste gang du bogfører, kan du med fordel blot overskrive første fanes data fra OnlineFundraising. Hermed bliver fane 2 dit bilag, du kan printe igen.

3. Indhent ekstra data

Ønsker du at sammenholde denne liste med den specifikke klump-udbetaling fra MasterCard/Visa, MobilePay Subscriptions eller Betalingsservice, skal du have fat i yderligere information fra disse betalingsmidler. Vi arbejder løbende på at indhente disse informationer automatisk for dig, men for nu skal du gøre det selv.

Du kan finde oplysningerne her: