Betalinger

Bogføring

Senest redigeret:

Når du skal bogføre dine betalinger fra OnlineFundraising, er der flere faktorer, der spiller ind i forhold til, hvordan du vælger at håndtere din bogføring:

  • Hvilket system bruger du til din bogføring?
  • Har du et CRM-system, og er det integreret med OnlineFundraising?
  • Håndteres donor i regnskabsprogrammet eller i CRM? (Sidstnævnte anbefales kraftigt)
  • Bogføringsmetode: Der er flere skoler inden for bogføring. De to overordnede metoder er: A) klumpsum og B) bogføring af alle individuelle transaktioner. Begge metoder er fuldt gyldige til årsregnskabet, men A lader sig kun gøre, hvis donors skattefradrag håndteres på anden vis – typisk i et CRM. 

Webinar om bogføring

Se vores webinar om bogføring, hvor Stephan viser, hvordan du bedst bogfører på baggrund af en eksport fra OnlineFundraising. Vi forklarer, hvordan du afstemmer betalinger uanset betalingsmetode –  både før og efter du har fået pengene ind på kontoen.

Simpel bogføring: Match hver udbetaling

Hvis du ønsker at afstemme hver udbetaling på din organisations bankkonto med betalinger i OnlineFundraising, skal du gøre følgende:

1. Eksporter betalinger

Du kan følge denne guide til at eksportere en Accounting optimised eksport, der består af en liste over betalinger med data der er relevant for bogføring. Det er muligt at filtrere på datoen for, hvornår betalingen er gennemført (Charged timestamp), og på den måde trække betalinger for en specifik periode ud. Det er oftest også relevant at kigge på refunderede indbetalinger (Refunded timestamp).

Du kan med fordel åbne eksporten i Excel og filtrere følgende kolonner:

  1. Kolonne B: Vælg kun værdien Charged for opkrævede betalinger, eller Refunded hvis du ønsker at se på tilbagebetalte betalinger.

  2. Kolonne J: Vælg kun den periode af betalinger, du ønsker at bogføre (hvis du ikke har filtreret på betalingsdato ved eksport af betalingerne).

2. Bilag til bogføring

For at få et bilag for den periode, du bogfører, uden at skulle printe eller gemme PDF'er for hver betaling, kan du oprette en ekstra fane i Excel. Ved udelukkende at referere de kolonner du ønsker i dit bilag, kan du efterfølgende printe dette ark (f.eks. til PDF) som bilag til alle periodens betalinger.  

Se det vedhæftede Excel-ark i bunden som eksempel: OF export - eksempel.xlsx

3. Indhent ekstra data

Ønsker du at sammenholde listen med den specifikke klump-udbetaling fra MasterCard/Visa, MobilePay Subscriptions eller Betalingsservice, skal du have fat i yderligere oplysninger hos de forskellige betalingskanaler, som du finder her:

3.1. Afstem betalinger imod Nets Easy

Under Udbetalinger i Nets Easy kan du finde en oversigt over dine udbetalinger. Klikker du derind, vil du finde en udbetalingsreference. Går du ind og klikker på en reference, kan du eksportere de betalinger med den pågældende reference. Klik Eksporter, derefter Download CSV/EXCEL. Din fil er derefter dannet og ligger under Rapporter.

Under kolonnen payment ID i dit ark kan du kopiere det pågældende ID og kopiere ind i OnlineFundraising, søge den frem og få de relevante oplysninger. Gå ind i OnlineFundraising og derefter Transactional, hvor du skriver det netop indhentede ID ind i søgefeltet. 

Var denne artikel en hjælp?

0 ud af 0 fandt dette nyttigt