Onboarding – telemarketing og gadehvervning

Opret et nyt Sign-up-workflow

Senest redigeret:

Et Sign-up-workflow, eller tilmeldingsworkflow, er en opsætning med information og handlinger, der skal udføres i forbindelse med oprettelse af nye aftaler. Et workflow bruges i forbindelse med dine kampagner i Onboarding

Ønsker du at oprette et workflow, som du kan bruge til at redigere/opgradere eksisterende aftaler? Så skal du i stedet oprette et såkaldt opgraderingsworkflow – læs guiden "Opret et nyt Upgrade-workflow".

Trin 1: Opret dit workflow

Gå til Onboarding i OnlineFundraisings hovedmenu og klik på Create new øverst i højre hjørne for at oprette et nyt workflow.

Onboarding - Workflow - Create new.png

Trin 2: Navngiv dit workflow og vælg Sign-up

Giv dit workflow et beskrivende navn under Name your workflow (1). Navnet vil være synligt på listen over workflows, når du opretter en ny kampagne i Onboarding. 

Vælg dernæst Sign-up (2) under Select intention.Efter dette åbner der sig yderligere felter.

Onboarding - Sign-up-Workflow - Name and intention.png

Trin 3: Skriv en godkendelsestekst

Under Approval message skriver du den besked, som phoner kan sende via sms til giveren/medlemmet, hvis der er oplysninger, de foretrækker ikke at sige højt. Indsæt et link, som de kan klikke på, hvor de kan indtaste de relevante oplysninger.

Udfyldt felterne for SMS Sender name (det navn, som giver/medlem ser, når de modtager sms'en) og den URL shortener, du ønsker at bruge.

Trin 4: Vælg enkeltdonation eller fast aftale

Under Sign-up products vælger du Add product, hvorefter flere valgmuligheder vises.

Onboarding - workflow - Add product.png

Under Product name (1) skriver du dit produktnavn (fx "Enkeltdonation" eller "Fast støtte")

Under Payment type (2) definerer du, om det er en enkelt- eller fast betaling ved at vælge Single eller Recurring.

Onboarding - Workflow - Sign-up products.png

4. 1. Enkeltdonation

Vælger du enkeltdonation (Single), skal du udfylde følgende felter:

Onboarding - Workflow - Single .png

  • Amount: Lad feltet være åbent, hvis giveren selv skal kunne bestemme beløbet. Hvis der kun skal være ét specifikt beløb, skriver du det ind. 
  • Purpose accounting code: Her skriver du en formålskode, eller bogføringskode, som kan hjælpe dit bogholderi med at identificere betalinger på de forskellige formål.
  • Communication: Vælg, hvilken kommunikation der skal sendes ud efter donationen som kvittering. Læs mere om Communication her. 
  • Payment settings: Sætter du hak i "Payments are tax deductible", betyder det, at du ved en eksport eller i dit CRM-system har mulighed for at se, at donationen er fradragsberettiget. Det er ikke noget giver/medlem ser, medmindre du skriver det i kvitteringen.
  • Payment method types allowed: Vælg de betalingsmetoder, du ønsker skal være tilgængelige.

4.2. Fast aftale 

Vælger du fast aftale (Recurring), skal du udfylde følgende felter: 

Onboarding - Sign-up-Workflow - Recurring.png

  • Agreement type: Vælg Create new.
  • Personal agreement name: Her skriver du fx "Donation". Det navn bliver synligt i OnlineFundraising og i MobilePay-app'en, hvis giveren betaler med MobilePay Subscriptions. Du kan også vælge at give den en beskrivelse under Personal agreement description, men det er ikke nødvendigt. 
  • Scheduling starts: Vælg, hvornår du ønsker, at aftalen skal begynde.
  • Recurring amount: Her kan du vælge at sætte et fast beløb. Lader du det derimod være frit, kan phoneren fx definere det.
  • Purpose accounting code: Her skriver du en formålskode, eller bogføringskode, som er den kode, der kan hjælpe dit bogholderi med at identificere betalinger på de forskellige formål.
  • Communication: Vælg, hvilken kommunikation der skal sendes ud som kvittering, når aftalen er oprettet. Læs mere om Communication her.
  • Schedule: Du kan definere, hvor ofte du ønsker, der skal finde et træk sted. Lader du feltet være åbent som Schedule, kan phoneren selv bestemme.
    • Repeat every: Du kan definere, hvor ofte betalingen skal gentages (når Custom Schedule er valgt i det foregående trin). Sætter du den fx til 4, vil der blive opkrævet et beløb hver fjerde måned. Hvis du sætter den til fx 4, vil der bliver opkrævet et beløb hver fjerde måned.
    • Repeat based on: Her kan du vælge den dato, frekvensen skal baseres på. For en månedlig opkrævning, der starter den første dag i hver måned, skal du vælge "Monthly" og vælge "1 Jan". Hvis du vælger Custom, kan du oprette gentagne betalinger på en bestemt dato hver måned. For eksempel kan du vælge gentagelse hver 2. måned fra den 15. oktober:
      Repeat every: 2
      Repeat based on: 15th Oct.
  • Scheduling starts:  Dette er datoen, hvor betalingen begynder. Afhængigt af din valgte betalingsmetode kan datoen variere. Hvis det ikke er muligt at gennemføre betalingen på den valgte data, vil der ske en fejl.
    Sign-up.workflow - recurring - scheduling starts.png
    • As soon as possible: Systemet vælger den tidligst mulige dato for betalingen på baggrund af den valgte betalingsmetode.
    • On the first of next possible month: Betalingsservice opkræver den første i måneden. Hvis det er for tæt på deres deadline, vil det dog blive skubbet til den følgende måned.
    • On a custom start date
      Her er det muligt for bureauet selv at sætte en dato. Hvis phoner vælger en dato som ikke lade sig gøre, sørger systemet selv for at vælge den korrekte dato.
    • Ask for an instant payment: Du kan også vælge en bestemt en straksbetaling. Vær dog sikker på, at din betalingsmetode understøtter dette.
    • Allow expiration date: Du kan vælge at tilføje en udløbsdato for aftalen. Klikker du i dette felt, kan du indstille datoen nederst under "Expiration date"
      Sign-up-workflow - Recurring - Expiration date.png
  • Payment settings:
    • Payments are tax deductible: Sætter du hak her, betyder det, at betalingen vil blive markeret som fradragsberettiget i systemet – fx i Export eller i dit CRM. Bemærk, at det ikke er noget, som giveren eller medlemmet ser, medmindre du inkluderer det i kvitteringen.
    • Payments are required in dunning: Denne indstilling vedrører betalingsaftaler eller faste træk, hvor der er en juridisk forpligtelse til betalingen.
  • Payment method types allowed: Vælg de betalingsmetoder, du ønsker skal være tilgængelige.

Trin 5: Tilføj kontaktinformation og metadata

Contact Information

Her kan du tilføje, hvilke felter der skal være tilgængelige som kontaktinformation til dit bureau.

Du tilføjer et nyt kontaktfelt ved at klikke på Add i højre side.

Sign-up-workflow-Contact info.png

Derefter udfylder du følgende:

  • Field type: Felttypen, som eksempelvis navn, fornavn, efternavn, telefonnummer osv.
  • Label: Det, som I vælger at kalde typen af information, som det bliver vist til jeres bureau
  • Configuration: Marker dette felt, hvis det er påkrævet.

Du kan lave så mange felter, som du ønsker, og du kan omarrangere felterne ved at trække i de tre lodrette prikker til venstre for feltet.

Metadata

Hvis du ønsker ekstra information om giveren, kan du definere det her. Det kan være alt muligt ud over de grundlæggende kontaktinformationer – fx yndlingsdyr.

Du tilføjer en ny kategori af metadata vil at klikke på Add i højre side.

Sign-up-workflow-Metadata.png

Derefter udfylder du følgende:

  • Label: Overskriften, som dit bureau vil se
  • Save as: Betegnelsen, som dataen bliver gemt under, når den skal bruges senere. Det behøver ikke nødvendigvis være det samme som labelen. For eksempel, selvom labelen er "Hvilket kæledyr ønsker du at eje?", kan det gemmes som "kæledyr" eller "pet".
  • Input type: Dette felt specificerer, hvilken type input der skal indtastes i feltet. Der er forskellige muligheder som tekst, talværdier, tjekboks osv.
  • Attributes
    • Required: Hvis dette er markeret, kræves det, at feltet udfyldes.

    • Read only: Hvis denne indstilling er valgt, kan feltet ikke redigeres af brugeren.

Du kan oprette så mange metadatafelter, som du ønsker, og ændre rækkefølgen ved at trække i de tre lodrette prikker til venstre for feltet.

Trin 6: Gem dit workflow

Til sidst klikker du på knappen Create øverst i højre hjørne. Workflowet er nu oprettet og klar til brug.

Onboarding - Sign-up-Workflow - Create.png

Se video

Du kan se Stephan forklare processen i videoen her, hvor du også kan se, hvordan det ser ud for phoneren.