Under "Export" i OnlineFundraisings hovedmenu finder du Eksport-modulet, hvor du kan få adgang til alle dine data på en struktureret måde. Vi har organiseret eksportmulighederne i forskellige kategorier, så du nemt kan finde den type data, du har brug for.
Opret ny eksport
Åbn menupunktet Export. Har en af dine kollegaer eller samarbejdspartnere eksporteret data for nylig, vises filerne i oversigten her.
Opret en ny eksport ved at klikke på New Export øverst i højre hjørne.
Vælg eksporttype
Nu skal du vælge, hvilken kategori af data, du ønsker at eksportere. Klik på What would you like to export? for at se alle mulighederne:
Reports: Disse rapporter hjælper fundraiseren i sit arbejde med fastholdelse af donorbasen. Her kan du eksempelvis trække en liste med alle faste betalinger, der er fejlet indenfor en given periode.
Transactional : Her kan du trække data på betalinger, transaktioner, aftaler og kontakter. Transaction og Accounting optimise er særligt til dit bogholderi.
Metadata: Her kan du trække rå data ud fra alle formularer, inklusive valgfrie felter
SMS: Rådata for ind- og udgående sms'er
Onboarding by TM and F2F: Rådata for aktiviteter i telemarketing og gadehvervning
Bemærk: Når du vælger en eksportkategori, vises en lille beskrivelse under eksportens type. Har du valgt forkert kategori, kan du altid vælge om ved at klikke på menuen igen.
Giv din eksport et navn
Når du har valgt den eksportkategori, som passer til dit behov, kan du med fordel tilpasse navnet på eksporten. Det kan være en god ide at tilføje f.eks. id på formular, periode eller lignende, så du nemt kan identificere den.
Filtrer evt. din eksport
Måske har du kun brug for betalinger fra en bestemt formular, periode eller type?
Afhængig af hvad du vælger at eksportere, får du forskellige muligheder for at filtrere på de data, eksporten indeholder. I eksemplet her har vi valgt kategorien Retention, og derfor får jeg mulighed for at vælge tidsperiode:
Vælg hvilke data, der skal inkluderes
Afhængig af eksportkategorien får du nu et par muligheder for at tilpasse, hvilke data som skal inkluderes i din eksport.
Inkludér relaterede data
Hvis du eksporterer betalinger, transaktioner, indgående sms'er eller onboarding sessioner, får du mulighed for at tilføje såkaldt relaterede data. Det kan være ekstra data fra formularen, f.eks. utm-tags.
Når du vælger en af de eksportkategorier, vises den ekstra mulighed automatisk nederst i vinduet:
Du kan vælge at tilføje alle standard referencer, ved enkelt at klikke på knappen Add standard references. Har du specifikke felter/referencer, du gerne vil have med, kan du tilføje dem enkeltvis ved at skrive referencen og klikke Add.
Inkludér andre entiter af data
I udgangspunktet vil hver eksport kun indeholde de mest nødvendige data, af hensyn til dataminimering, eksporttid og overblik. Med nogle typer af eksporter har du mulighed for at supplere med yderligere data. Den valgte kategori vil selvfølgelig være forudvalgt, så hvis du vælger eksportkategorien Payments, er den valgt allerede. Men måske ønsker du at inkludere data på kontakten, aftalen eller betalingsmetoden også?
Det tilpasser du i højre side, under Data from entity.
Du tilvælger enkelt andre entiteter ved at sætte flueben ud for typen.
På nuværende tidspunkt kan du tilvælge andre entiteter på betalinger, transaktioner og aftaler.
Sæt din eksport i kø
Til sidst klikker du Create øverst i højre hjørne. Så lægges din eksport i kø, og du kan følge med i status via oversigten, som vises automatisk.
Indtil din eksport er klar, vil oversigten vise status Queued.
Når din eksport er klar, skiftes status til Processed, og du har nu en uge til at downloade din eksport. Det gør du ved at klikke på Download-ikonet i oversigten:
Så lægges din eksport i mappen Overførsler/Downloads.
Genbrug din eksport
Når du klikker på en tidliger eksport er det muligt at genbruge den og dermed de kriterier som du har valgt ved at klikke Use as template og herefter kan du klikke create evt ændre på dato interval og få en ny eksport.
Ofte stillede spørgsmål
-
Kan man sende en eksport på et fast tidspunkt?
- Nej, ikke på nuværende tidspunkt.
Har du yderligere spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte os på support@onlinefundraising.dk