Denne artikel er til dig, der bruger OnlineFundraising til at oprette nye medlemmer og som ikke har et CRM-system til at gemme medlemskaberne i. Selvom et selvstændigt CRM-system sammen med OnlineFundraising afgjort er den bedst løsning, forstår vi, at økonomien ikke altid tillader det. Derfor denne artikel, som kan guide dig igennem den næstbedste måde at håndtere det på.
Obs: Definitionen af et medlem varierer fra organisation til organisation, hvilket kan gøre det vanskeligt at standardisere processer, der kan lette håndteringen. Denne guide forsøger at imødekomme så mange scenarier som muligt.
Oversigt
1. Opret nye medlemskaber gennem formular
2. Flere typer medlemskab i én formular
3. Håndtering af lokalafdelinger
4. Tilpasning af lokalafdeling på eksisterende medlemmer
5. Udtræk på betalende medlemmer
6. Udtræk på medlemmer, som endnu ikke har betalt
7. Få hjælp til at lave et udtræk på medlemmer
1. Opret nye medlemskaber gennem formular
Har du brug for en generel guide til at oprette formularer? Find den her >
Du bør aldrig blande oprettelse af nye medlemskaber med donationer. Vores anbefaling er, at du opretter separate formularer til hhv. donationer og medlemskaber, så der ikke er nogen juridisk slinger i valsen. Så opret gerne en separat formular til medlemskaber, og overvej hvor den bedst placeres på din hjemmeside.
Et medlemskab er ikke fradragsberettiget, og derfor skal du ikke sætte flueben ved skattefradrag. Hvis medlemskabet er påkrævet, så du er berettiget til at sende rykkere, sæt da flueben i Payments are required in dunning. Et eksempel kunne være adgang til specielle tilbud hos en patientforening.
Herefter skal du sikre dig, at Personal agreement name og Accounting code afspejler, at der er tale om en særlig type betaling (medlemskab). Vores anbefaling er, at du skriver medlemskab begge steder.
Vær opmærksom på brugen af Accounting code, hvis du har et CRM-system. Her kan jeres logik fungere anderledes.
2. Flere typer medlemskaber i én formular
Hvis din organisation tilbyder forskellige typer af medlemskab (fx ungdoms-, husstand- og almindeligt medlemskab), kan du håndtere det i en enkelt formular som i følgende eksempel:
- Opret et Purpose for hver medlemskabstype. Sørg for, at deres Accounting code er forskellige, fx medlemskab_ung: (Hvis jeres Purpose Accounting codes er specifikke bogføringskoder, kan du også skrive navnet på medlemskabstype i Personal agreement name (dog aldrig i et nyt felt, da det skal være et OnlineFundraising standardfelt).
- Opret derefter et felt, som giver mulighed for at vælge type af medlemskab. Den skal have Input type = Purposes og skal selvfølgelig også gemmes som Purpose.
Du kan se et eksempel på formularen i vores bibliotek >
3. Håndtering af lokalafdelinger
Nogle organisationer arbejder med lokalafdelinger, hvor hvert medlem tilknyttes en bestemt afdeling. Det kan have juridisk betydning, fx i forhold til afstemninger og lignende. Det er derfor typisk noget, man gerne vil kunne 1) ændre løbende og 2) nemt lave udtræk på, så man kan se om en given betaling er knyttet til en bestemt afdeling.
Ovenstående løses også med brugen af flere purposes og deres Purpose accounting code. Man kan bruge Personal agreement name, men vi anbefaler Accounting code, når det er muligt.
Opret ét purpose pr. lokalafdeling, og følg guiden under Flere typer medlemskaber i samme formular
Name in form er det navn, som vises til brugeren. Sørg for, at det er sigende, logisk og nemt at skelne forskellige afdelinger fra hinanden, fx ved at oprette dem alfabetisk.
4. Tilpasning af lokalafdeling på eksisterende medlemmer
Uden et CRM-system er det en manuel proces at ændre medlemmets lokalafdeling.
Tip: Åbn en eksisterende subscription af korrekt type i et nyt vindue, som du kan sammenligne med. Skal du fx ændre til Region Nordjylland, finder du et andet medlem med Region Nordjylland.
Sådan ændrer du det manuelt:
1. Søg personen frem under Transactional > Contacts. Du kan søge på telefonnummer eller e-mail.
2. Klik på personen, som herefter åbnes i et nyt vindue. Kontrollér, at det er den korrekte person, og find så vedkommendes medlemskab under Subscriptions. Klik på det, og du får vist oplysninger om næste træk:
3. For at redigere medlemskabet skal du nu ind på den oprindelige aftale. Klik på See agreement:
4. Klik på Edit. Oplysningerne vises derefter i et nyt vindue.
5. Angiv korrekt Agreement Name (det, som vises når betalingen trækkes, fx i Betalingsservice eller MobilePay) og korrekt Purpose accounting code. Gem til sidst dine ændringer.
5. Udtræk på betalende medlemmer
Uden et CRM-system er der typisk brug for at kunne lave udtræk på alle nuværende betalende medlemmer, eksempelvis før en generalforsamling. Der findes nærmest lige så mange definitioner af et medlem, som der findes organisationer. Tæller man med, hvis man er indmeldt, men ikke har betalt første gang? Eller gælder det fx kun, hvis det samlede beløb er over et vist niveau, svarende til tre måneders kontingent?
I følgende eksempel har vi valgt at beskrive, hvordan du finder alle medlemskaber, som har betalt inden for det seneste år. Herefter kan I selv bearbejde og filtrere data i Excel, så den passer med jeres vedtægter.
Hvis jeres definition af et medlem også gælder medlemmer, som endnu ikke har betalt, se da Udtræk på medlemmer, som endnu ikke har betalt.
Sådan gør du:
1. Gå til menupunktet Export. Klik på New export.
2. Vælg eksporttypen Transactional - Payments.
3. Sæt et filter på eksporten, så du får alle, som har betalt inden for de seneste 12 mdr. Vælg Charged timestamp + within dates + og vælg datoen et år tilbage > indtil dags dato (eller ret til, så det passer med fx seneste generalforsamling). Derudover skal du sætte et filter på: State (Payment State) is Charged for ikke at få refunderinger med.
4. Hvis du ønsker lokalafdelinger ud på separate lister, kan du tilføje endnu et filter ved at klikke på Add. Her skal du filtrere på korrekt Purpose accounting code, jvf. oprettelsen af medlemskaber.
Har du flere forskellige typer medlemskaber, løses det nemt ved at sætte begins with.
5. Har du særlige felter på formularen, kan du med fordel tilføje dem som felter til eksporten. Det gør du ved at klikke på Add under Related Data sets. Referencen til feltet på formularen finder du på det enkelte felt under fields.
6. Herefter skal du starte eksporten ved at klikke på Create.
11. Når filen er klar, kan du downloade den ved at klikke på donwload-ikonet:
12. Hvis du har sat filter på med Purpose accounting code, vil filen kun indeholde dem, som har betalt til et medlemskab. Har du ikke det, skal du filtrere data, så du kun ser one-off og recurring.
6. Udtræk på medlemmer, som endnu ikke har betalt
Du kan også vælge at se på alle medlemmer, som er tilmeldt, uanset om de har betalt eller ej. Igen afhænger dit behov af, hvad definitionen på et medlemskab er. Måske har du brug for en kombination af medlemmer, som har betalt, og medlemmer, som lige er tilmeldt, men ikke betalt endnu?
Hvis du ønsker et udtræk på alle medlemmer, skal du lave en export på Subscription. Bemærk, at dette udtræk vil indeholde alle, som har intention om at betale det næste år - det er ingen garanti for, at de gør det.
1. Gå til menupunktet Export. Vælg New export.
2. Opret en ny export af typen Subscription.
3. Sæt filter på, så du kun får aftaler, som har et træk det kommende år. Vælg Next due date og vælg fra dags dato og et år frem.
Det gøres nemmest ved at vælge Today og dernæst vælge et år frem i datovælgeren til højre:
4. Opret eksporten ved at klikke på Create. Download filen, når den er klar.
5. Herefter skal du filtrere filen, så du kun ser medlemskaber. Hvis I også arbejder med fast støtte, vil filen nemlig også indeholde dem. Find kolonnen agreement-purpose_accounting_code og filtrer efter medlemskab, jvf. oprettelsen.
7. Få hjælp til at lave udtræk på medlemmer
Hvis ovenstående driller, kan du få hjælp til at lave et udtræk på medlemskaber. Opret en anmodning til supporten ved at skrive til support@onlinefundraising.dk. Beskriv jeres kriterier for medlemskab så tydligt som muligt - som sagt kan de variere meget, og vi skal jo helst lave et korrekt udtræk.
Bestil gerne udtrækket mindst 5 hverdage før du skal bruge det. Så kan vi nå at vende eventuelle spørgsmål til data inden deadline.