Når du skal søge om at blive §8A-godkendt, kræver det, at din organisation opfylder specifikke krav og korrekt kan dokumentere jeres donationer og medlemmer. Denne artikel guider dig gennem processen med at trække de nødvendige data ud fra OnlineFundraising.

Oversigt

• Hvilke krav er der til ansøgningen?
• Hvilken dokumentation skal du have?
• Sådan henter du dokumentationen i OnlineFundraising

Hvilke krav er der til ansøgningen?

For at du kan opnå fradragsberettigelse, skal din organisation opfylde en række krav, som du kan læse mere om i artiklen: Sådan bliver din organisation §8a-godkendt.

Huskeregel: 100 unikke donorer à 200. kr. og 300 unikke medlemmer.

• 100 gavegivere har givet mindst 200 kr. det seneste år:
  • Hver gavegiver skal have givet mindst 200 kr. i løbet af året. Det kan være fordelt på flere donationer
• 300 medlemmer:
  • Organisationen skal have mindst 300 kontingentbetalende medlemmer hvert år. Kontingentindtægterne skal dække organisationens normale administrationsomkostninger

Hvilken dokumentation skal du have?

Du skal kunne dokumentere dine donorer og medlemmer med navn, adresse og beløb. Vi anbefaler at indsamle følgende oplysninger i din kampagneformular:

• Navn
• Adresse
• Beløb
  • Til enkeltdonation: (her kan du med fordel nudge til 200 kr.)
  • Til fast støtte
• CPR (ikke nødvendigt for ansøgningen, men nødvendigt for skattefradrag, så det kan indhentes senere)
• E-mail (til kvittering for donation, er ikke nødvendig i forhold til §8A-ansøgningen)

Sådan henter du dokumentation i OnlineFundraising

1. Lav et dublettjek

For at sikre at du tæller på unikke givere, bør du inden du trækker filen, tjekke dine kontakter igennem for dubletter. Det gælder kun hvis du ikke har et CRM-system, der styrer jeres dubletter.

Dublettjek anbefales helt generelt som en månedlig opgave, hvis du ikke har CRM-system.

For at trække listen skal du:

• Gå til Export i OnlineFundraisings hovedmenu
• Klikke New Export øverst i højre hjørne

• Vælge Contacts under What would you like to export?
• Vælge Select field og derefter Created timestamp
• Under Comparison vælger du before og en fremtidig dato

Når du har hentet filen, åbner du den i Excel. Her kan du søge dubletter frem på telefonnummer, e-mail og CPR-nummer.

• Marker de celler, du vil kontrollere for dubletter (fx e-mail eller adresse – det er muligt at dublettjekke på navn, men det kan være tilfældet, at der fx er flere med samme navn, uden de er dubletter)
• Bemærk: Excel kan ikke fremhæve dubletter i området Værdier i en pivottabel
• Vælg Hjem > Betinget formatering > Regler for fremhævning af celler > Dubletværdier

 

 

• Vælg dernæst den formatering, du ønsker på dine dubletter (fx rød fyldfarve)

Når du har identificeret dine dubletter i Excel-artket, kan du slå dem op i OnlineFundraising og flette kontakterne sammen. Læs, hvordan du gør her.

 

2. Find dine unikke gavegivere

Når du har sammenlagt dubletterne i OnlineFundraising, kan du identificere dine unikke gavegivere via Export-modulet:

• Gå til Export i OnlineFundraisings hovedmenu
• Klik New Export øverst i højre hjørne

• Vælg Payments under What would you like to export?
• Vælg Select field og derefter Created timestamp
• Under Comparison vælger du within dates og så This year (hvis du fx laver filen i oktober)

Npr du har hentet filen, åbner du den i Excel. For at finde de unikke gavegivere, skal du skelne donation fra medlemskab.

Jeres Purpose Accounting Code bør angive, om der er tale  en kontigentbetaling eller donation. Du kan enten sortere på kolonnen payment-purpose_accounting_code for at finde gavegiverne eller lave en pivottabel.

Hvis du laver en pivottabel:

• Vælg Indsæt > Pivottabel
• Derefter vælger du, hvor pivottabellen skal placeres. Vælg Nyt regneark for at sætte den ind i et nyt regneark eller eksisterende regneark, og vælg så, hvor den nye pivottabel skal vises

• Tilføj et felt til pivottabellen ved at markere feltnavnet i ruden Pivottabelfelter

  • Tilføj payment-purpose_accounting_code til området Rækker
  • Tilføj payment-amount til områder Værdier

• Dobbeltklik på det samlede beløb for donationer, hvilket åbner en ny fane med donationer
• Omdøb fanen til "Donationer" og gør det samme for medlemskabsbetalingerne 

Derefter klikker du ind på fanen med donationer. Da du skal finde unikke gavegivere, skal du tage højde for dem, der støtter fast og sikre, at de ikke optræder flere gange.

Til det kan du lave en pivottabet mere, hvor du tilføjer contact-contact_guid til området Værdier. Dobbeltklik på antallet, og så får du en fane med unikke gavegivere – også hvis de giver hver måned (de vil kun optræde en enkelt gang).