Når du har oprettet dit workflow til tilmelding (Sign-up) skal du tilføje en eller flere produkter. Antallet af produkter afhænger af formålet med kampagnen. Det gælder om at ramme den rigtige balance mellem at kunne oprette nye aftaler hurtigt og samtidig give phoner/hverver tilpas meget fleksibilitet. Er du i tvivl, så tag dialogen med dit bureau eller afdeling. Eller test det!
Bemærk: Hvis du overlader valgmulighederne til phoneren, skal vedkommende udfylde det, som en del af deres proces. Så hvis du fx overlader definering af frekvens til telemarketing, skal denne sættes som en del af kaldet - ellers vil den være tom, og så vil der aldrig ske et træk.
Denne guide beskriver, hvordan du opretter nye produkter med fast aftale. Skal du oprette et produkt med en engangsdonation? Så se denne guide >
Sådan opretter du et nyt produkt
Når du har oprettet og navngivet dit workflow, skal du klikke på Add product.
Under Product name (1) skriver du et sigende produktnavn (fx Månedligt 100 kroner). Under Payment type (2) definerer du, om det er en enkelt- eller fast betaling. I dette eksempel skal du selvfølgelig vælge Recurring.
Nu får du vist en række ekstra felter. Lad os udfylde dem sammen, startende oppefra i venstre kolonne.
Definér aftalens navn og beløb
Start med at vælge en Agreement type. Her skal du vælge Personal agreement > Create new.
Herefter skal du angive et sigende navn i feltet Personal agreement name og eventuelt beskrivelse. Vælg et godt, sigende navn, da det både bliver synligt i OnlineFundraising og overfor donor i visse tilfælde. Det kan fx blive vist i MobilePay app'en, hvis donor bruger dette betalingsmiddel.
Derefter skal du bestemme, hvor meget donor skal give fast. Det gør du i feltet Recurring amount, hvor du også vælger valuta. Du kan vælge at efterlade feltet blankt - så definerer phoner/hverver det selv.
I kolonnen lige til højre kan du samtidig definere, om beløbet kan trækkes fra i Skat (og dermed skal inkluderes i eksport til Skat). Det gør du under Payment settings.
Definér aftalens formål og kommunikation
Så skal du definere aftalens formål (purpose) i feltet Purpose accounting code. Vær omhyggelig, når du skriver det ind, da det ellers godt kan drille i jeres CRM og bogføring efterfølgende. Bliv klogere på purpose her >
Derefter skal du vælge hvilken Communication, der skal følge aftalen. Det gælder både den kvitteringsbesked, der sendes på mail/sms, men også hvilke beskeder, der sendes ved opgradering, hvis betalingsmidlet fejler mv. Læs mere om Communication her.
Definér aftalens frekvens
Så skal du definere, hvor ofte pengene skal trækkes. Det gøres under Schedule.
Klik i drop-down og vælg den ønskede frekvens. Skal phoner/hverver selv bestemme? Så lader du den være blank (altså stå på Schedule).
Manual er til brug for de scenarier, hvor CRM efterfølgende skal initiere betalingen, og OnlineFundraising ikke skal gøre det. Er du i tvivl, så skriv til supporten.
Når du har valgt en frekvens, får du en række muligheder baseret på dit valg. Vælger du fx Monthly, får du mulighed for at vælge helt bestemte måneder, der skal trækkes (hver januar, fx), eller hver den femte i hveranden måned. Er du i tvivl om udfaldet stemmer overens med dine ønsker, så kontakt supporten.
Definér, hvornår aftalen skal starte
Under Scheduling starts skal du nu definere, hvor hurtigt vi skal begynde at trække penge på aftalen. Det skal defineres her, men med respekt for det valgte betalingsmiddel. Hvis der sættes forkert startdato, kan pengene ikke trækkes (fx Betalingsservice hver 15. i måneden).
Tip! Du kan vælge at oprette et produkt pr betalingsmiddel, så du tilpasser frekvens og muligheder til det pågældende betalingsmiddel.
-
- As soon as possible: Systemet vælger den tidligst mulige dato for betalingen på baggrund af den valgte betalingsmetode.
- On the first of next possible month: Betalingsservice opkræver den første i måneden. Hvis det er for tæt på deres deadline, vil det dog blive skubbet til den følgende måned.
- On a custom start date: Her er det muligt for bureauet selv at sætte en dato. Hvis phoner vælger en dato som ikke lade sig gøre, sørger systemet selv for at vælge den korrekte dato.
- Ask for an instant payment: Du kan også vælge en bestemt en straksbetaling. Vær dog sikker på, at din betalingsmetode understøtter dette. Hvis du vælger instant payment, skal du også krydse "As soon as possible" af - ellers vises dén mulighed ikke for phoneren.
-
Allow expiration date: Du kan vælge at tilføje en udløbsdato for aftalen, hvis I hverver midlertidige støtter. Klikker du i dette felt, kan du indstille datoen nederst under "Expiration date"
Definér, hvilke betalingsmidler phoner/hverver kan tilbyde med dét produkt
Endelig skal du definere, hvilke betalingsmidler, phoner/hverver skal kunne tilbyde. Sæt flueben i de betalingsmidler, der skal være tilladte, og overvej om du vil oprette forskellige betalingsmidler til fx Betalingsservice og MobilePay.
Se video
Du kan se Stephan forklare processen i videoen her, hvor du også kan se, hvordan det ser ud for phoneren.