Denne guide er målrettet til dig, der arbejder som bogholder i en organisation. Her forsøger vi at klæde dig på til arbejdet med data fra OnlineFundraising.
Guiden giver dig:
- En kort introduktion til central terminologi
- Hvilke systemer, du skal sikre dig adgang til
- Et overblik over, hvornår de forskellige indløsere udbetaler pengene
- Tips til selve afstemningen af betaling
- Refundering
Vi anbefaler også, at du ser vores webinar om bogføring. Det finder du nederst i denne guide.
Kort introduktion til central terminologi
Når donor vælger at udfylde en formular og godkende betalingen, sker der selvsagt en masse bag kulissen, som kan være godt at forstå. Nedenfor har vi beskrevet processen ved henholdsvis enkeltdonation og fast aftale.
Bemærk: Blå tekst = link til uddybende artikel.
| Enkeltdonation | |
| Hvem gør hvad? | Hvad sker i OnlineFundraising |
| Donor udfylder formular og indsender | Der oprettes en Contact og en Payment med status Pending. Vi sender anmodning til Gateway |
| Donor udfylder/godkender (fx swiper i MobilePay) | Godkendes dette ikke, bevares kontakt med Payment status = cancelled/rejected/failed. |
| Gateway trækker pengene | Status på Payment ændres til Charged, og tidsstemples. Vi sender kvitteringsbesked til donor. Kan pengene ikke trækkes, får betalingen en fejlkode. |
| Indløser udbetaler pengene | |
| Bogholder afstemmer | Kan trække data på Purpose Accounting Code fra OnlineFundraising eller CRM |
| Fast aftale | |
| Donor udfylder formular og indsender data | Der oprettes en Contact, en Subscription + Agreement med status Pending. Vi sender anmodning til Gateway. Skal der betales straks, opretter vi også en Payment med status pending. |
| Donor godkender |
MobilePay: Donor swiper, og aftale skifter status til Active. Skal der betales straks, skifter Payment status til Charged. Kort: Aftalen oprettes med det samme, status er Active. Skal der betales straks, skifter Payment status til Charged. SMS: Aftalen oprettes med det samme, Status er Active, og der trækkes penge straks. Betalingsservice: Vi sender anmodning til BS, som svarer tilbage dagen efter. Vi sender kvitteringsbesked til donor. |
| OnlineFundraising sender løbende anmodning på træk iht aftalt frekvens | Der oprettes en Payment for hvert træk, hvis status afspejler dens stadie - pending, charged, cancelled, refunded mv. |
| Gateway trækker pengene | Status på Payment opdateres. Hvis betaling fejler xx gange, ændres aftalens status. Det afhænger af betalingsmidlet. |
| Indløser udbetaler pengene | |
| Bogholder afstemmer | Kan trække data på Purpose Accounting Code fra OnlineFundraising eller CRM |
Ovenstående er som sagt en kort introduktion til dette. Vi anbefaler, at du deltager i kurset Ny i OnlineFundraising, for at få en god introduktion til dette.
Hvilke systemer skal du sikre dig adgang til?
Udover adgangen til OnlineFundraising har du brug for adgang til de forskellige betalingsmidler. Her kan du se transaktionsoplysninger og få adgang over gebyrer.
| Gateway | Indløser | Hvem udbetaler til banken | Hvor finder I oversigt over gebyrer? |
| NetsEasy | NetsEasy eller Teller | Nets | Gebyrraport trækkes hos NetsEasy |
| ePay | Bambora | Bambora | ePay transaktionsomkostninger kan ses på faktura fra OnlineFundraising |
| QuickPay | Clearhaus* el. Teller | Clearhaus | Eksporteres fra Clearhaus' udbetalingsoversigt. Sum pr udbetaling, men også mulighed for at se gebyr pr enkelt betaling |
| SMS-CPH | 4T | OnlineFundraising | Faktura fra OnlineFundraising |
| Betalingsservice | Mastercard (ejer BS) | Faktura fra Mastercard | |
| Vipps/MobilePay | Vipps/MobilePay** | Vipps/MobilePay selvbetjening |
*OBS på at Clearhaus lukker dagen/måneden kl 21, så alle betalinger lavet efter kl 21:00 kommer med i næste dags udbetaling.
**Dette gælder MobilePay Subscription, altså faste aftaler + MobilePay Nummer, men ikke engangsdonationer, da de praktisk håndteres af kortindløser (NetsEasy, ePay eller QuickPay). Se mere her >
Hvornår udbetales pengene?
En udfordring for dig som bogholder er, at pengene ikke udbetales med samme frekvens på tværs af betalingsmidler. Det afhænger nemlig af indløser:
Tips til afstemning af udbetalinger
Vi har en række artikler, som kan hjælpe dig med bogføringen,
- Udtræk af data fra OnlineFundraising
- Bogføring af individuelle transaktioner
- Sådan finder du en indbetaling i OnlineFundraising
- Indberetning til SKAT
Endelig bør du også vide, hvordan du refunderer en betaling i OnlineFundraising.
Webinar
Se gerne webinaret med Stephan, hvor han gennemgår mulighederne med bogføring