Der kan (desværre) være behov for at annullere en fast støtteaftale/medlemskab. Det kan du gøre for enkelte aftaler via brugergrænsefladen. Skal du også refundere en betaling? Se da denne artikel
Er I flere personer i medlemsservice, som har behov for at kunne gøre dette? Så kan en løsning være at bruge modulet Onboarding. Trods navnet kan det også bruges til at tilpasse aftaler - og måske kan en løsning være at sætte beløbet ned, ændre frekvensen eller skifte betalingsmiddel?
Bemærk: Er aftalen ny, kan det være at aftalens tilstand (subscription state) stadig er Pending. Det betyder, at betalingsmetoden (f.eks. PBS) stadig ikke har godkendt og oprettet den nye aftale. Så længe aftalen er pending, kan den ikke annulleres. Det bør ikke tage mere end en dag eller to før aftalen skifter status (længere i forbindelse med helligdage), så tjek den gerne igen i morgen. Oplever du, at den fortsat står som pending, kontakt da Support.
1. Find den aftale, du ønsker at annullere
Når du vil stoppe en betalingsaftale, er det første du skal gøre at finde frem til og vælge den relevante subscription. Du kan finde frem til en kontakt og dennes betalinger/aftaler ved at søge på kontaktens e-mail, telefonnr., subscription id eller contact id.
Du kan også søge fra forsiden.
2. Vælg Cancel
Når du har klikket dig frem til visningen af den relevante subscription, vil du se muligheden Cancel. Klik her.
3. Notér begrundelse
Efter at have klikket på cancel, bliver du mødt af en pop-up, hvor du kan notere grunden til, at du annullerer aftalen.
OBS: Aftal gerne en standard her, så statistikken bliver konsekvent for jer - det gør det nemmere at analysere data efterfølgende.
Det kunne være:
- Økonomi
- Uenighed
- Dødsfald
- Dobbeltregistrering
- Fejloprettelse
- Test
- Andet
Her kan du skrive en begrundelse.
Det er ikke påkrævet at skrive noget. Beskrivelsen vil blive vist i toppen af subscription-visningen, når aftalen efterfølgende tilgås.
Har du CRM-system integreret med OnlineFundraising, vil beskrivelsen også dukke op i dit CRM system. Derfor skal du sørge for kun at bruge de koder, som allerede er oprettet i dit CRM system.
4. Luk Betalingsmetoden (Payment Method)
Sæt hak i feltet "cancel payment method with gateway" for at lukke aftalen hos ex Betalingsservice, MobilePay eller kortudbyder og gem ændringen ved at klikke på knappen Send.
Hvad sker der så?
Når du har annulleret betalingsaftalen, vil status ændres til inactive, betalingsmetoden bliver lukket hos Gateway og ingen yderligere opkrævninger vil blive foretaget.
Du kan vælge at sende en notifikation om annulleringen til giveren/medlemmet. Indstil en e-mail-notifikation, som sendes ved ændringer i aftalen, under Communication. Læs mere om det her.