Dubletter af kontakter kan forekomme i OnlineFundraising. Hvis du har kendskab til, hvilken kontakt der er oprettet flere gange, så kan du nemt finde og flette kontakterne sammen, sådan så de rigtige kontaktoplysninger bibeholdes, og alle transaktionelle data består.
1. Find frem til den kontakt, du vil beholde (target)
Start med at finde kontakten i OnlineFundraising. Gå til Transactional > Contacts og søg efter kontakten via telefonnummer, e-mail, CPR-nummer, CVR-nummer eller external ID. Resultatet vil være to eller flere kontakter i tilfælde af dubletter.
Vælg den kontakt, som skal beholdes i systemet. Vi anbefaler, at du vurderer valget ud fra:
- Tidspunkt for oprettelse: Kontakter sorteres på senest oprettede først
- Kontaktoplysninger: Vælg kontaktpersonen med de mest fuldstændige oplysninger
Valget bør tages med eksterne systemer in mente. For eksempel er det ofte gavnligt at beholde den ældste kontaktperson i et CRM-system med henblik på at bibeholde livtidsværdi eller lignende.
Bemærk: Du får mulighed for at vælge præcis hvilke kontaktoplysninger, der skal beholdes. Se følgende trin for, hvordan dette foregår.
Billedet viser et eksempel, hvor der er flere resultater på en søgning efter telefonnummer.
2. Vælg kontakt, du gerne vil flette med (source)
2.1. Vælg Merge
I kontaktvinduet, der kan du vælge handlingen Merge.
2.2. Fremsøg kontakt du gerne vil flette med
Når du har valgt Merge, så får du mulighed for at fremsøge den kontakt, du gerne vil flette med. Dette kan gøres på to måder:
- (Anbefalet) Tryk på pilen ud for email eller telefonnummer. Dette udfylder automatiske søgefeltet med tilsvarende kontaktinformation.
- Eller indtast email eller telefonnummer i søgefeltet
2.3. Vælg kontakt ud fra søgeresultatet
Søgeresultatet vil være en liste over en eller flere kontakter der har matchende telefonnummer eller email (baseret på din søgning). Vælg kontaktperson, du gerne vil flette med, fra listen.
3. Vælg kontaktoplysninger og gennemse resultat
Når du har valgt den kontakt, du gerne vil flette med, så åbner det et vindue, hvor du får mulighed for at vælge kontaktdata og gennemse resultat.
3.1. Vælg kontaktdata
Source (kontakt du fletter med) og Target (kontakt du beholder) stilles op ved siden af hinanden, så du nemt kan vælge hvilke data, du gerne vil beholde. Target data er valgt som standard.
3.2. Gennemse resultat
De resulterende kontaktoplysninger opsummeres i højre kolonne. Gennemse oplysningerne, inden du afslutter fletningen.
Bemærk: Hvis et felt er tomt på begge kontakter, så udelades det fra oversigen. I dette eksempel, så er addressefelterne tomme for begge kontaktpersoner, og de udelades derfor fra oversigten.
4. Flet kontakter
Klik på Merge for at flette kontakterne. Herefter lukkes vinduet, og du lander tilbage på den kontakt, der er bibeholdt i systemet.
Kontakten er nu opdateret med:
- Valgte kontaktoplysninger (hvis der er nogen ændringer)
- Payments, Subscriptions og Payment methods er flyttet over (uanset hvilken status de havde oprindeligt)
- Change log er opdateret med hændelsen.
Kontakten, du flettede med, er blevet arkiveret. For at tilgå denne, gå da til tilsvarende change log og vælg linket til kontakten.
Du kan navigere tilbage til den aktive kontakt ved at vælge View merged fra den arkiverede kontakt.
5. Fortryd flet af kontakter
Det er muligt at fortryde flet af kontakter. Fra den arkiverede kontakt, vælga da Unmerge. Herefter genoprettes den arkiverede kontakt, og oplysninger nulstilles på begge kontakter.