Der kan være flere scenarier, hvor man ønsker at ændre på en eksisterende aftale via fx telemarketing:
- Opgradere et eksisterende beløb
- Ændre frekvens
- Ændre betalingsmetode (fx fra kort til Betalingsservice)
- Pause eller stoppe en aftale
- Genstarte en pauset aftale
- Sætte udløb på en eksisterende aftale
Ved alle ovenstående scenarier kan Onboarding med fordel bruges. Her skal du oprette et Upgrade workflow, som denne guide gennemgår. Workflowet bestemmer, hvilke handlinger, som er tilladt ved opgraderingen. Her skelner vi også mellem tilladte handlinger for junior agenter og senior agenter.
Når workflowet er oprettet, skal du tilknytte det til en kampagne. Læs mere om det her >
Bemærk: Har du et medlem (hvor beløb og frekvens er defineret af vedtægter), som du vil bede om en fast donation oveni deres medlemskab (fradragsberettiget)? Så skal du i stedet lave et signup-flow, selvom du ringer til kendte donorer. Her skal du nemlig have to helt adskilte aftaler, så de kan skilles ad i forhold til skatteindberetning. Se guiden "Opret et nyt Sign-up-workflow".
Vil du hellere se end læse? Så se videoen her >
Opret dit workflow
Start med at oprette et workflow, vi kan konfigurere sammen. Gå til Onboarding i OnlineFundraisings hovedmenu og klik på Create new øverst i højre hjørne for at oprette et nyt workflow.
Giv workflowet et beskrivende navn under Name your workflow (1) og vælg Upgrade (2) under Select intention.
Når du har gjort det, folder der sig yderligere felter ud.
Tilpas workflowets overordnede indstillinger
Først skal du tilpasse flowets overordnede indstillinger.
Tilladte handlinger
Under Subscription permissions skal du nu bestemme, hvilke handlinger som er tilladt for phonerne. Må de genstarte en aftale, pause eller stoppe en aftale, eller sætte en udløbsdato på en eksisterende aftale? Bemærk, at disse handlinger kun er tilladt for såkaldte senior agents. Junior agenter vil kun kunne opgradere aftalen - ikke pause, genstarte eller stoppe aftalen.
Valg af betalingsmetoder
Under Payment methods for renewal skal du nu vælge, hvilke betalingsmetoder, phoneren skal kunne vælge mellem. Det er ikke nødvendigt at vælge, hvis den samme betalingsmetode skal fortsætte, men kan være relevant, hvis fx et andet betalingsmiddel er bedre for jer.
Når phoner taler med donor, kan der være oplysninger, de ikke ønsker at give direkte i telefonen. Det kan være CPR-nummer eller kontooplysninger. Her har phoner mulighed for at sende dem en automatisk sms, med link til en formular målrettet netop denne kampagne og denne donor.
SMS til godkendelse
I feltet Approval message skal du derfor skrive den besked, som sendes til donor før linket til formularen indsættes. Det kan være noget i stil med "Tak for behagelig samtale, her følger link til afgivelse af yderligere oplysninger".
I feltet SMS Sender name kan du angive det navn, sms'en skal sendes fra. Her er mulighed for både at skrive en shortcode (anbefales kun, hvis I har jeres egen) eller tekst (op til 11 karakterer, som er det tekniske maks antal tegn). Vælg også, hvilken URL shortener, der skal bruges til linket. Selve linket er som sagt unikt for donor og den pågældende kampagne, og derfor forkortes det før udsendelse.
Tilføj produkt(er)
Herefter skal du vælge, hvilke produkter, phoneren skal kunne tilbyde donor. Du har mulighed for at tilføje flere, alt efter jeres behov i den pågældende kampagne.
Et produkt kan være meget simpelt - behold alt ved den eksisterende aftale, men opdatér betalingsmidlet. Det kan også være mere åbent - tillad ændringer til beløb, frekvens mv. Du bestemmer, hvor stor frihed, phoneren skal have. Vores anbefaling er dog, at du opretter flere produkter med mere definerede rammer, da det kan lette arbejdet og holde fokus på samtalen.
Under Upgrade products vælger du Add product. Herefter skal du vælge, om du vil tilføje en ekstra aftale oveni den eksisterende, eller om du vil ændre på den eksisterende aftale.
Vi anbefaler, at du så vidt muligt laver en ændring til den eksisterende aftale, fordi det giver klarere linjer fremover. Nogle CRM-systemer kan dog godt håndtere såkaldte add on-aftaler (i forhold til visning af donors samlede engagement, ændring på aftaler osv), og her giver add-on den fordel, at man klart kan se kampagnens indtægt. Kontrollér med din integrator/CRM-leverandør, hvis du er i tvivl, og tjek gerne, at et add-on produkt ikke udløser et introflow i jeres marketing automation løsning.
Nedenfor beskrives tilføjelsen af de to produkter hver for sig:
Tilføj et add-on produkt
Start med at give dit produkt et navn (som vises til phoner) og klik på Add-on.
Så tilpasses visningen til dit valg, og du bliver bedt om at angive et navn på produktet, der kan vises til donor. Er betalingsmidlet fx MobilePay, vil dette navn blive vist dér.
Du skal også definere beløbet (lad feltet være tomt, hvis phoner selv må definere det). og evt. en purpose accounting code. Udfylder du ikke en, arver den fra den eksisterende aftale. Vi anbefaler, at du altid definerer den.
Under Payment settings skal du sætte flueben i Payments are tax deductible, hvis aftalen er fradragsberettiget. Så kommer betalinger med ud i filen til Skat.
Endelig har du mulighed for at indstille, at aftalen kun er midlertidig. Du kan altså lave et tillæg til en eksisterende aftale, som fx kun varer sommeren igennem. Sæt flueben i Allow expiration date under Scheduling, og så får du mulighed for at definere, hvornår aftalen udløber. Du kan også lade feltet være blankt - så skal phoneren selv sætte en udløbsdato.
Tilføj et produkt, som ændrer eksisterende aftale
Start med at give dit produkt et navn (som vises til phoner) og klik Adjustment of agreement. Nu får du en række muligheder vist, så du i princippet kan ændre alt ved den eksisterende aftale - beløb, frekvens, skattefradrag, communication osv. Her gælder det om at være skarp, så man får taget aktivt stilling til, hvordan aftalen skal se ud fremover.
For en fuld beskrivelse af alle muligheder, se da guiden til at oprette nye, faste aftaler, da valgmulighederne her er de samme. Forskellen er her blot, at alt du definerer, vil overskrive det eksisterende. Så definerer du ikke fx Purpose accounting code, beholder aftalen den eksisterende indstilling.
Tilføj eventuelt flere produkter
Tilføj gerne flere produkter på samme måde som ovenfor - fx med forskellige beløb eller frekvens. Det ene produkt kan fx være til opdatering af betalingsmiddel, det andet til opdatering & opgradering af samme aftale. Klik på Add product for hvert ekstra produkt, du vil tilføje.
Når workflowet tilknyttes en kampagne, lægges hvert produkt for sig. I eksemplet her tilbydes to produkter, et med månedlig og et med årlig frekvens:
Indsaml evt. flere oplysninger om donor
Skal phonerne også opdatere donors oplysninger som en del af kampagnen? Så kan du give mulighed for dette under Contact information. Klik blot på Add og tilføj den/de felter, du ønsker skal indgå. Listen indeholder alle standardfelter på en kontakt i OnlineFundraising. Har du yderligere felter, skal de tilføjes som metadata (se længere nede).
Label er det feltnavn, som vises til phoneren. Angiv også, om feltet skal være påkrævet (sæt flueben i Require).
Skal data valideres ved indtastning? Det bestemmer du under Validate contact details by country.
Tilføj evt. metadata til kampagnen
Endelig har du mulighed for at tilføje ekstra metadata til kampagnen, som gemmes på hvert datasæt. Det kan fx være et kampagnefelt, som I overfører til CRM. Er du i tvivl om feltet overføres, så tjek gerne med din CRM-integrator.
Label definerer det feltnavn, som vises til phoner. Save as er det feltnavn, data gemmes under i datasættet. Input type kan være fx tekst eller tal. Endelig kan du bestemme, om feltet skal være påkrævet og/eller om det skal kunne redigeres.
Gem dit workflow
Til sidst klikker du Create øverst i højre hjørne. Workflowet er nu oprettet, og klar til at blive tilknyttet en kampagne.
Video
Du kan se Stephan forklare processen i videoen her, hvor du også kan se, hvordan det ser ud for phoneren.