Bogføring

Sådan afstemmer du betalinger med bankudtog

Senest redigeret:

Denne guide er til dig, der ønsker at matche hver udbetaling på organisationens bankkonto med indbetalinger i OnlineFundraising. 

Guiden tager dig igennem følgende tre trin:

  1. Eksporter betalinger fra OnlineFundraising
  2. Opret bilag til bogføring
  3. Indhent ekstra data ved klump-udbetalinger (VISA/Mastercard, MobilePay Subscriptions og Betalingsservice).

 


 

1. Eksporter betalinger

Du kan følge denne guide, der beskriver hvordan du eksporterer en liste af betalinger: Sådan laver du en ny eksport. Bemærk, at datofiltreringen i eksporten tager udgangspunkt i, hvornår OnlineFundraising oprettede betalingen createdTs - Kolonne W). Som bogholder er du interesseret i, hvilken dato betalingen blev gennemført (chargedTs - Kolonne AF).  

Du kan med fordel åbne eksporten i Excel og filtrere følgende:

  • Kolonne V: Vælg "Charged" for opkrævede betalinger eller "Refunded" for tilbagebetalte betalinger
  • Kolonne AF: Vælg den periode, du ønsker at bogføre

Væsentlige kolonner
Eksporten indeholder al data fra OnlineFundraisings datamodel. For din bogføring er følgende kolonner mest relevante:

  • Kontaktoplysninger (hvis du bogfører debitor i regnskabsystemet – anbefales ikke)
    1. Kolonne E - Navn
    2. Kolonne Q - Telefonnummer
    3. Kolonne L-P - Adresse
    4. Kolonne E - E-mail

  • Betalingsoplysninger
    1. Kolonne AF - Betalingsdato
    2. Kolonne Z - Beløb
    3. Kolonne AK - Formål med betaling
    4. Kolonne AM - ID på betalinger fra ePay (Dankort, MasterCard/VISA og MobilePay Online).

2. Opret bilag til bogføring

For at få et bilag for den periode, du bogfører, uden at printe eller gemme pdf'er for hver enkelt betaling, kan du med oprette en ekstra fane i Excel. Referer de relevante kolonner i denne fane og print den (fx som pdf) som bilag for periodens betalinger.

Se vedhæftet Excel-ark som eksempel: OF export - eksempel.xlsx

Næste gang du bogfører, kan du blot overskrive dataene i første fane fra OnlineFundraising. Den anden fane vil automatisk opdatere, og du kan printe den som bilag igen.

3. Indhent ekstra data

Hvis du ønsker at sammenholde eksportlisten med specifikke klump-udbetalinger fra MasterCard/Visa, MobilePay Subscriptions eller Betalingsservice, skal du indhente i yderligere information fra disse betalingsmetoder. Vi arbejder løbende på at indhente disse informationer automatisk for dig, men for nu skal du gøre det manuelt.

Du kan finde oplysningerne her: